01
工作忙不過來嗎？
朋友小L夢想就是在銀行做個白領就好，她也很爭氣確實做到了，可從來也沒有見過她因此有多開心。大夥都安慰她，想知道個究竟。結果是小L自從第一天上班以後，每天都要參加又重複又冗長的會議，而且這樣大大小小的會議記錄還侵佔了她難得的休息時間，導致她第二天上班時精力不濟，效率不高。小L現在唯一念想就是好好休息一下，而不是享受所謂的白領工作。
剛畢業不久的阿強在父母的催促下也走上了工作崗位。儘管萬事開頭難，但是每天面對的是浩如煙海的檔案資料的製作，阿強整個人都蔫了。先不說這些資料的製作如何耗時，即使完成了也基本需要多次修正才能放行，送到文印處進行列印分發。倔強的阿強不想做逃兵，但這樣的工作真讓人愛不起來。
難道小L與阿強的激情都要在這樣的事情中消耗殆盡嗎？
你是否也遭遇過同樣的工作困境？
02
其實不論什麼樣的工作，開會，資料整理製作等等類似的事務都是不可避免的，即使是小公司也是一樣的，所以解決問題的關鍵在於提高事務的處理速度。
每件事務的處理速度提高了，那麼總的工作完成速度自然也就提高了，完成的時間自然也就減少了，自然也就有更多時間屬於自己支配了。
零秒工作
如何提高事務的處理速度？難道用電腦製作檔案還不夠快嗎？當然不夠快。麥肯錫韓國分公司創始人赤羽熊二在他書《零秒工作》中提到
工作中可改進的點是無限的
換句話說，相當一部分人認為自己已經拼盡全力提升了工作速度，並達到頂部了，但
換個角度看，立馬就又能發現在工作中能夠改進的問題點是無窮無盡的。
比如印表機的手動雙面列印可以設定成自動雙面列印，省去人手動時間
；
將檔案中重要事項加粗加黑，省去閱讀者尋找的時間，一步到位；
將不同部門檔案歸檔於不同顏色的資料夾，透過顏色分辨；
。…。。
按顏色分類歸檔
03
具體來說，從以下三點出發，任何人都可以在工作中發現可改進的點：
第一，把握工作的整體印象，定位自己的工作界限，有的放矢
各自合理的工作界限
什麼是整體印象？
所謂整體印象是指最終的成果是什麼、為了取得最終的成果需要考慮怎樣的要素、需要按照怎樣的步驟和順序才能取得成果、從什麼地方著手才最有效等綜合因素。
換言之，同一個系統中不同事務的重要等級是不同的。如果從一開始，太過細緻地處理工作中的每一部分，反而是一種浪費時間的表現，比如製作每一季度的銷售資料報表，最核心與關鍵的部分是資料的準確可靠，至於採取什麼樣式來表現完全可以從簡，只要清晰即可。
前面提到的的阿強，完全可以以此為突破口，把每份檔案資料的側重點，先整理分析出來，確保資料翔實準確，樣式部分則可以採取預設設定，不必耗費過多精力，除非有特別要求。這樣個人的時間與精力就得到有的放矢，不必整個過程都繃著神經。
第二，關注細節，見縫插針，尤其是職場新手
細節往往是成功的關鍵
細節是魔鬼，在於細節之中藏著解決問題的關鍵，正如此，赤羽熊二在他書《零秒工作》中也提到有
在工作的細節上下功夫，工作成果的質量會獲得提高，工作的過程也得到最佳化，速度則會進一步加快。
比如大家在手機中打字，輸入框會自動聯想出常見的詞彙，提高了輸入的速度。同樣地，在我們的日常工作中，也有相當部分的工作屬於重複性常見的，那麼這些部分就可以進行統一整理，下次直接使用，避免重複做功，浪費精力與時間。
小L既然需要多次參加重複性的會議，那麼小L完全可以將相同的會議內容統一整理歸檔，下次再進行總結，直接提取，稍作修改，只增添本次新增的人員與內容即可，一篇會議記錄也就成形了。
第三，凡事預則“快”，不預則“慢”
提前完成
“預”是提前完成部分工作的意思，那為什麼要提前完成呢？作者在《零秒思考》書中提到
提前完成會讓人更加輕鬆，時間上也更加充裕，讓人冷靜地以更加全面的視角來推進工作。心中感到輕鬆的同時，大腦也會變得更加靈活。
正是如此，工作本身並不是疲憊的罪魁禍首，反而往往還有“兩天時間呢？急什麼呢”“再等等！我看完這集就去完成”等等，就這樣在各種花式理由的掩蓋下，在臨近截止日期才完成工作的人更容易身心疲憊，倍感壓力沉重。
對於阿強而言，儘管檔案資料堆積如山，但可以肯定的是，並不是所有檔案都是很緊迫的，也不是所有檔案都同時出現，一部分是過去積累而來的，一部分是最近才到的。緊迫的檔案先行完成，沒有問題；不緊迫的檔案，也可以適當做好前期準備，提前進入修改流程，避免頻繁的返工延誤資料分發時間。
04
總結
透過分析小L與阿強的工作的工作繁多的問題，我們知道了提高事務處理速度的重要性，同時可以透過以下三種方法入手：
第一，把握工作的整體印象，定位自己的工作界限，有的放矢；
第二，關注細節，見縫插針，尤其是職場新手；
第三，凡事預則快，不預則慢。
