大家都認為，清代官員寫給皇帝和太后的賀表，是極重要的檔案，肯定會非常鄭重，但其實，清朝中後期，隨著政事越來越糜爛，各種規章制度也多半變成形式，清末大臣就有文章回憶，這類事情當時有多麼敷衍：
我在外省做外任官時，每月應該送到京裡的奏摺（這裡只是籠統稱呼為奏摺，其實大臣向皇帝進呈文書言事有嚴格細分標準，即分為奏本、題本與奏摺，它們功能都不相同，後面會詳細介紹），都要在繕寫完成後，逐一認真檢閱無誤才會密封發出。
如果是題本，一般都由幕僚擬稿，然後我讀過無誤，恭敬地在首幅寫下題字，以使格式完整，然後再交給承辦書吏清晰書寫繕制，當天焚香叩拜發出，不再重新檢查。
在做河南巡撫的時候，正好遇上乙巳年十月慈禧生日，先期官員們要例行進賀本，衙裡管錢穀等事的幕僚某君寫好稿子給我看，我當時覺得這是例行公事，文字也應該都依舊例，不會出什麼問題，匆匆一閱，就寫下了“題”字準備發出。
只是，賀本中有恭值“七旬萬壽”字樣，我心裡隱隱覺得有些不對勁。因為本年是慈禧七十一歲壽辰，為什麼題本上寫“七十”呢，這比實際少了一歲？
我詢問起草的某君，他答覆說，歷次賀本都是照上屆題本原樣抄錄的。
我馬上找來七十萬壽時的賀本閱視，發現與這次的稿件文字一樣。但還是感到疑惑，又找出六十九年萬壽賀本閱視，這就和七十歲時候的不一樣了。又找出五十年、六十年萬壽賀本，分別與它們的前一年賀本比對，發現也都不一樣。
歸納起來就是，五十年、六十年的時候，都標明瞭“五十”、“六十”字樣，這與七十年的時候標明瞭“七十”相同。但每整數年前一年，題本都沒有寫明是多少歲萬壽，都是通用頌語。
然後我又找出整數年之後各年的賀本，又都與整數年之前的賀本相同。
反覆研究，恍然大悟！
原來是這樣：平常的萬壽慶典，禮部擬就一封普通的賀表，先期頒行到各省，各省上呈之前臨時繕寫具題，以使大家的賀表都統一。只有到了整數年頭，部中會另擬特別的表文，標明五十、六十、七十字樣，也都先期頒行各省，照原樣繕題，以便突出整數年的鄭重之處。以此為準來推測，今年是七十年之後的第二年，應該還使用平時的普通賀表就行，毫無疑義。
於是，我把原稿塗抹銷燬，仍然拜託某君照普通賀表的樣式繕稿呈畫完成。
這件事，如果稍有不審慎就會貿然發出，等各省表章一起到京，經內閣檢查看出來，必須要發回重繕，但時間上已經來不及了。
這樣的話，疏忽咎小，貽誤咎大。如果真發生這樣的事，就算按大不敬治罪，我又能怎樣辯解呢？真慶幸及時看出這個問題，從速改正，才沒有犯下錯誤。
經過此事，我更加明白了，做事一定要謹慎，不能因為是例行之事就掉以輕心，這僅是一個例子而已。
某君經過這一次周折，內心非常不安，堅持請辭，我雖然想留也留不住。
【“奏摺”的不同種類：奏本、題本與奏摺】
實際上，官員上呈皇帝的各種文書，真正具有公文性質且更正式的叫做奏本、題本。而奏摺是後起的另一種形式。
先說“題本”，它是明清時期官員向皇帝上呈奏疏文種名稱之一。
題本格式明清兩代基本相同。其外形為用紙摺疊而成的摺子，內中每幅6行，每行20字，平寫每行都是18字，抬頭佔2字，首幅上方正中寫一“題”字，是為本面。自第二幅起為正文，首書具題者官銜姓名及題報事由，接敘所報事情的緣起、情節及處理意見，文尾以“謹題請旨”或“謹題奏聞”結束。末幅正中寫具題年月日，月日下列具題者官銜姓名。封面及文尾俱加蓋官印。明朝崇禎皇帝時鑑於不限字數而至文字過長，命內閣作貼黃式樣，令進本官員總結本中大意，不過百字，粘附本尾，以便皇帝閱覽。從此產生了題本的貼黃制度。
凡地方官員的題本須先送通政使司點查驗收，同時具題者要備揭帖送關係衙門。揭帖為題本的抄件，內容與題本基本相同。在清代，地方官員投遞的題本首先經過通政司，稱作通本，在京各部、院、寺、監衙門的題本可徑送內閣，稱作部本。無論通本、部本都要經內閣票擬後再呈皇帝裁定。
所謂票擬就是內閣大學士對題本中所奏事情提出處理意見，寫於小紙票上。紙票時稱票旨，又稱票籤。擬具一種處理意見的謂之單籤；事涉兩可而擬具兩種處理意見的謂之雙籤；關係兩請之事而擬具三種或四種處理意見的則謂之三籤或四籤。票籤擬好後夾於題本中進呈，經皇帝裁定，再由批本處和內閣照皇帝認可的票籤文字，用硃筆照錄於本面，稱為批紅。經過批紅的題本稱為紅本。 紅本轉送六科，由六科發抄關係衙門施行。
此外還要別錄兩份，分別成冊。送內閣供史官記注的稱史書；送儲本科以備編纂的稱錄書，亦稱錄疏。
凡題本批紅的聖旨，內閣滿、漢票籤處的當值中書都要逐日逐件匯抄成冊，名“絲綸簿”。紅本的原本由六科於年終匯交內閣，存於紅本庫。另外，清雍正時建立副本收存制度，以防止檔案遺失或被人篡改。
奏本也是明、清時期臣工向皇帝上奏的文書之一。明初定製，臣民具疏上於朝廷者為奏本。永樂二十二年（1424年）改革後，題、奏並行，官員公事用題，私事用奏。清因明制，然僅限於官員使用。凡官員至任、升轉、加級、記錄、寬免、降罰，或降革留任，或特荷賚謝恩，或代所屬官員謝恩等事，概用奏本。
清初規定，奏本文字不得超過三百字，奏本正文之後，須註明全文的字數及用紙張數。
清代奏本例同題本，文字一般為滿、漢合璧，奏本先送通政使司點驗，再由內閣票擬後呈皇帝裁定。批本處和內閣照皇帝裁定的票籤文字，用筆照錄於奏本封面上，然後送六科發抄施行。
由上面很容易看出來，題本難以避免洩密，題本經過擬寫人、通政使司、內閣、皇帝、抄寫人等過手，環節非常多。奏本雖然比題本簡單，但是環節相同，同樣存在著易洩密的缺陷。
清初順治年間，為了避免程式繁瑣、容易洩密的問題，產生了一種新的文書形式——奏摺。奏摺不拘格式，書寫自由，不必加貼黃，擬寫快捷，而且無須送通政使司轉內閣，可以直接呈遞，由皇帝親自啟閱批示、保密性很強。後來經過康熙、雍正、乾隆的大規模應用以及制度化，密摺奏事成為主流方式。
雍正硃批諭旨
奏摺開始大規模應用之後，稍微重要一點的事務，地方官員都要先撰擬奏摺，經過皇帝硃批認可了，才寫題本作正式報告，作為奏事的依據。但奏摺中皇帝回覆的硃批內容，不得寫入題本，這樣題本就成了官樣文章，價值大大降低。奏摺代替了原來題本的作用，使它成為主要官方文書。為了加強保密與提高效率，清朝還建立了一系列複雜的奏摺制度：
一、撰寫人須親自書寫，一般不許代筆、不得外傳。
二、由宮中製作皮匣，配備鎖鑰，發給具奏官員，專門用作儲藏和傳遞奏摺。
三、督撫以上大員摺子，派專人送到大內乾清門，交內奏事處直達御前；一般官員的摺子，亦差專人送到皇帝指定的親信大臣處，由他們代呈，代交人不得拆看。皇帝作了硃批之後，摺子按原渠道發回。
四、硃批奏摺收回。
透過以上制度，奏摺成為皇帝控制百官和全國的有力工具。
最後，我們說回開篇小故事，正是因為題本在清末已經成為幾乎沒有什麼重要意義的例行公事，所以才會出現有人不用心、原樣照抄舊稿而不思考內容的情況。
