作者 | 知識愛人，體制內知識，就那麼多！
李局長剛剛開完一個會議，匆匆走下樓梯，司機已經啟動了車，在樓下等著他，因為李局長要在半個小時內趕往3公里外，參加另外一個會議。
杜科長和耿科長從會議室出來，相互示意、苦笑，抱怨道“天天都在開會，哪有時間抓落實？”，隨後，二人急匆匆趕回辦公室，因為還有幾個材料需要上報。
很多人大部分時間都耗在會議上了，有些會議開了很久，請問解決了問題了嗎？安排部署了工作了嗎？聽到了好的意見了嗎？
魯迅先生說，浪費他人的時間是謀財害命。很多會議，就是在浪費別人的時間和生命。
有些會議完全可以不開，有些會議時間沒必要開那麼長，有些人其實沒必要參會。
01。哪些會議可以不開？
一句話：除非是有必要召開的會議，一律不召開。比如，研究工作、表決事項、約談警示、談話提醒等型別的會議，必須要召開，否則不要浪費大家的時間。
傳達精神、安排部署工作，這種型別的會議在機關單位很常見，佔了絕大部分，應該選擇儘量少開會或不開會，可以透過檔案方式安排部署、傳達貫徹。
一方面省去大家開會的時間，看檔案肯定比開會更省時間，開會是透過聲音來傳達，速度肯定慢得多。
另一方面開會的效果沒有檔案的效果好，開會透過聲音傳達，有可能說錯，參會的人也可能聽錯、記錯、漏項，而透過檔案方式，可以反覆看、來回看，工作任務要求很明確，效果要好很多。
另外工作痕跡很清楚。如果是召開會議，痕跡資料收集就要麻煩一點，碰到需要追責問責的情況，白紙黑字的檔案肯定比會議記錄要好找一些。
02。質量差的會議有何特徵？
一是目的不明確。有些會議，連主要幹什麼都沒搞清楚，就匆匆召集開會，效果可想而知。有些會議把不同性質的議題放在一起，把人叫在一個房間裡，他們認為這就是開會。
二是準備不充分。有些會議，會前準備不充分，沒有提前寫出會議議題，參會人員都不知道要做什麼，有的甚至臨時通知參會，效果能好到哪裡去。缺少設計和準備的會議，效率極低。有些議題實際上還相當不成熟，還不到決策這個階段。
三是參會人員多。有些會議，有關無關的人都通知參會，有時候連會議室都坐不下，既增加了會務成本，又浪費了大家的時間。如果大家都要發表意見，將大大延長會議時間。
四是會議時間長。有些會議，發言的人照著稿子念，而且稿件幾十頁，動輒兩三個小時，參會人員能記得住嗎？恐怕很多人都昏昏欲睡。既然照著稿子念，為什麼不透過發文的方式呢？有的會議陷入爭論或者討論的僵局，時間不斷延長，會議效率太低。
五是會議效果差。這裡面可能是主持人水平差，沒有有效引導。或者是領導聽不進意見，大家不敢隨便提意見。或者講話的人水平差。我遇到過不少照著稿子唸的人都念不清楚的人。
或者是音響、話筒、網路等會場存在一些小問題，導致會議效果差。反正，有時候，影片放不出來，影片會議連線不上等情況還是蠻多的。
六是會後落實不力。這是導致會議差的主要原因。開會總有目的，要達成會議的目的，很多工作需要會後落實。即使涉及表決的，比如，人事表決，也需要會後發公告、通知等。
安排部署工作，更需要會後的落實。有些會議，會後就不了了之，沒有會議紀要，沒有跟蹤督辦，這樣的會議就是沒有任何價值。
03。如何召開一次成功的會議？
一是明確開會目的。如非必要，堅決不召開會議，能透過發文、電話溝通的就不要開會。
開會到底是要做什麼？是安排部署還是表決、總結工作，一定要有明確的主題。要明確地界定會議的結果。比如，你是想要一個決定呢，還是想要一個行動計劃，或者是僅僅為了更深入地引發討論。
不同目的的會議，設計上是不同的。還有，就是你要想清楚，需要透過怎樣一個討論的過程，才能夠達到預想的結果。另外，就是你要考慮請哪些人來參加這個會，才有可能滿足這個會議過程的需要，並且能夠達到預想的結果。
二是會前準備充分。會前，主辦部門一定要將會議的材料、事項等準備充分。提前通知參會人員會議議程和內容（有保密紀律的除外），讓大家提前思考，會上能發表精簡的意見或者表決，效果會好很多。
涉及到的法律法規、規章制度等，需要研究透徹，以便領導決策參考。有些內容還需要提出多套方案或意見等。
三是嚴控參會人員。除非必須要參加，否則參會人員不多一人。有些人員只參加相應的議題即可，不需要全程參與。
四是提高會議質量。會議需要主持人有效引導、控制時間。有些發言囉囉嗦嗦的可以提醒甚至打斷、終止。有些領導的發言，可以精簡的儘量精簡，太多了沒有人記得住。會議涉及到安排部署工作，一定要明確責任人、時間節點和工作效果。
一般來說，級別越高的領導參加的會議，平均來說質量越高，前一段時間，有個全市的會議，幾位市領導都參加，會議時間1個多小時，市領導講話沒超過5分鐘，他還特意強調了一句話“這個會議啊，要講重點，講關鍵的內容”，意思就是批評有些人發言沒有重點，囉囉嗦嗦，根本就沒有實際效果。
五是會後嚴格抓落實。會後，一定要有會議紀要，把會議情況、工作安排部署情況、工作要求等，用紀要方式印發出來，方便大家抓落實。要及時跟蹤督辦，監督工作進度，務求工作落到實處，做到“事事有迴應，件件有迴音。”
04。三星的“開會法則”
三星公司是全球著名的企業，其開會有一定的原則，效率很高、效果很好，給大家作參考，主要是“八個必須”“三個公式”。
“八個必須”
凡是會議，必有準備
凡是會議，必有主題
凡是會議，必有紀律
凡是會議，會前必有議程
凡是會議，必有結果
凡是開會，必有訓練
凡是開會，必須守時
凡是開會，必有記錄
“三個公式”
光是開會，如果會後沒有人落實，等於零。
會議上佈置了工作，但是會後不進行檢查，等於零。
抓住了不落實的事，同時追究了不落實的人，等於落實。
希望對您有所啟發，有所幫助，如果有更好的方法或者意見或者錯誤的地方，請不吝言辭，讓我們一起進步，謝謝！
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