臺賬是為企業為了加強某方面的管理，更加詳細地瞭解資訊而設定的一種賬簿。智慧財產權臺賬也同樣如此，智慧財產權專員可把企業的商標、專利、著作權等重要的智慧財產權，記錄到一個電子表格中，全面集中管理。而用 SeaTable 表格來管理則更加方便，它作為新型的協同表格和資訊管理工具，功能豐富，用它就可以快捷地搭建智慧財產權管理臺賬，比專門的軟體系統更簡單靈活，誰都可以上手使用。輕鬆實現智慧財產權管理工作資訊化，申請流程線上化，臺賬資料視覺化，讓臺賬記錄可預警，可追溯，有跡可循，讓工作更規範和高效。
智慧財產權臺賬表
下面就以一個智慧財產權臺賬管理表為例，來分享我是怎麼使用的。當然，案例僅是作為思路和技巧分享，在實際工作中，大家可以靈活使用。主要包括以下內容：
用表格的不同子表分類集中管理智慧財產權臺賬
透過設定“提醒規則”、“自動化規則”實現臺賬自動預警通知
用“資料收集表”輕鬆實現智慧財產權線上申請和自動彙總
透過統計功能對臺賬資料實時視覺化分析
分別來看。
用不同子表分類集中管理智慧財產權臺賬
商標、專利、著作權等都屬於企業的重要智慧財產權，但又屬不同分類，所記錄的欄位資訊不一致，所以在 SeaTable 中建立一個「智慧財產權臺賬管理表」後，增加了不同子表來分別記錄。從左至右，前四個子表記錄各分類臺賬，最後一個子表用於實現智慧財產權的線上申請和自動彙總。這樣，用一個表格就把企業的智慧財產權都集中記錄到一起了。
用子表來記錄相關資訊，這裡分享幾點：
一是如果需要匯入資料，這個表格支援靈活的匯入場景，如新增表格時選擇直接匯入、建立子表時直接匯入、在已有子表中匯入新資料等。但直接在 SeaTable 表格中來記錄資料會更加方便。它也有完善的 Python API 可實現自定義資料處理流程；
二是在 SeaTable 表格中直接記錄資料時，可以利用它豐富的列型別，把零散的資訊資料都組織到一起，比如在「專利臺賬」中，就用到了單選、檔案、日期（多格式）等列型別，非常方便。比如建立單選標籤後，雙擊單元格就可以選擇一個單選項；雙擊單元格就可以選擇日期；檔案列可上傳多種型別電子檔案並支援下載全部時自動命名。如下圖：
列型別
三是當建立好一個子表後，再建立其他子表時，可透過複製子表並選擇不復制記錄，來為另一個子錶快速建立列，後續再調整即可。如下圖：
複製子表
透過“提醒規則”、“自動化規則”自動預警臺賬
當管理的臺賬記錄越來越多，完全靠人工盯著智慧財產權有效期、重要記錄變動等事項，很難保證及時性和高效化辦公。這時用表格的自動化提醒功能，就能輕鬆對臺賬進行預警管理。比如：
透過設定“提醒規則”，對「商標臺賬」中每個商標的“有效期”進行監控，提前90天自動傳送提醒通知給經辦人，通知的訊息還可以自定義+引用列的內容。演示如下：
提醒規則
透過設定“自動化規則”，對「智慧財產權申請表」中自動彙總的“加急”申請，在實時自動傳送提醒的同時，還發送該申請的“申請編號”、“申請人”、“產權名稱”到企業微信群。當然，它也有傳送郵件、修改記錄、鎖定記錄等自動操作。演示如下：
自動化規則
用“資料收集表”實現智慧財產權線上申請和自動彙總
在智慧財產權申請這個工作流程上，如果智慧財產權專員還是完全透過線下、工作群等去一對多的收集、彙總、整理，不僅容易出錯，工作效率也會很低。而在這個臺賬表格中，透過在「智慧財產權申請表」上建立一個數據收集表，就可以輕鬆實現申請的規範化收集、自動彙總和整理。
在表格右上角的“表單”中，可以建立傳統的表單和新型的資料收集表，它們都可以把收集的資料實時自動彙總到表格。
其中，資料收集表是表格介面，填寫人開啟共享連結或二維碼後，可以按我們設定好的欄位填寫一行或多行資料，每個人只能檢視、填寫和修改自己的資料，所有人填寫的資料實時自動儲存和彙總，並進入到已設定好檢視條件的各個表格視圖裡，收集人也就是表格管理員可以看到所有資料。
來看下操作，建立「智慧財產權申請表」，設定好需要申請人填寫的欄位並選擇合適的資料型別，就可以進入“表單”去建立一個數據收集表了。比如：
申請編號：用了“自動序號”型別，可設定格式，可重置序列號。填寫人增加行時就會自動顯示出申請編號。
加急：用了“勾選”型別，對於要加急的申請，填寫人勾選即可。
提交人、提交時間：分別用了“建立者”、“建立時間”，它們會自動記錄增加行的使用者暱稱、系統時間。
反饋：用了“長文字”型別，並設定了只有管理員可編輯。用於輔助智慧財產權專員實時反饋，申請人可以隨時檢視。
建立資料收集表，演示如下：
資料收集表
透過“統計”對臺賬全盤資料分析實時視覺化
對智慧財產權臺賬的多維度分析、報表統計等，可以透過表格的“統計”功能和“高階統計”外掛來快速實現，圖表型別豐富，設定非常簡單，初次建立後，自動更新。可以隨時開啟檢視。圖表還可以匯出。
統計：
可建立統計表格、基礎的統計圖表，快速完成資料透視
統計
高階統計：
一鍵新增外掛，內建BI能力，統計圖表型別豐富，可增加多個儀表盤，分類清晰，視覺化一目瞭然
高階統計
總結
智慧財產權部門用一個 SeaTable 表格就輕鬆建立了臺賬系統，讓企業的智慧財產權管理工作實現了從線下到線上，從散亂到集中，從無序到規範，分門別類，清晰可控，永久記錄，可預警，可多維度統計分析，大大方便了公司智慧財產權的日常管理維護。
另外，在臺賬表格的許可權管控方面，它也很細緻，比如可設定子表的檢視行、增加行、刪除行、編輯行許可權，可共享單個檢視，可自定義共享；可對全部使用者或共享使用者設定是否可複製、匯出、列印等許可權，能滿足智慧財產權專員、管理層、普通員工或臨時協作人員的使用場景。對於不能共享又有查詢需求的場景，它還提供了“資料查詢”等外部應用。這些，大家都可以靈活去使用。
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