注：本文為《王小菜學會計》教程的一部分，版權為本文作者所有。
第二步 記明細賬
一、明細賬的種類
填寫完記賬憑證和憑證彙總表，接下來就是記明細賬了。記明細賬是整個手工賬的重頭戲，工作量大，上承記賬憑證，下接總賬，非常重要。然而，明細賬種類繁多，什麼現金日記賬、銀行存款日記賬、三欄式明細賬、多欄式明細賬、數量金額式明細賬、應交增值稅明細賬、固定資產明細賬等等，讓人頭大心慌。到底有哪些明細賬？這麼多賬，哪些是必須做的？哪些可以不做呢？
圖4-4 會計賬簿
根據《會計基礎工作規範》的規定，企業必須設定總賬、明細賬、日記賬和其它輔助性賬簿。按這個規定，現金日記賬、銀行存款日記賬不包含在明細賬之內，但它們是事實上的明細賬，所以我們在本步驟中一起學習。
我們把常見的明細賬簿歸納整理為下表。其中，現金日記賬適用於庫存現金賬戶；銀行存款日記賬適用於銀行存款賬戶；三欄式明細賬適用於除需要進行數量金額核算之外的所有賬戶；多欄式明細賬適用於需要分欄目核算的賬戶，如銷售費用、管理費用、財務費用、主營業務收入、主營業務成本、應交增值稅等；應交增值稅明細式一種特殊的多欄賬，適用於應交稅費——應交增值稅科目；數量金額式明細賬適用於需要核算數量的會計賬戶，如材料採購、在途物資、原材料、庫存商品、發出商品、委託加工物資、週轉材料等；固定資產明細賬則適用於固定資產和累計折舊賬戶。
表4-1 明細賬的種類
會計實務中，現金日記賬、銀行存款日記賬、三欄式明細賬等三個賬簿為必須設定的會計賬簿，其它賬簿則根據企業具體情況來設定。增值稅一般納稅人需要設定應交增值稅多欄賬，小規模納稅人則不必；涉及商品購銷業務的企業，需要設定數量金額式明細賬；涉及固定資產業務的企業，需要設定固定資產明細賬或固定資產卡片。
二、登記明細賬的流程
確定好需要設定哪些明細賬簿之後，接下來就需要按部就班地登記各明細賬了。登記明細賬的起點為記賬憑證，其中，涉及收款、付款業務的記賬憑證需要登記現金日記賬和銀行存款日記賬，這個任務一般由出納員完成；其它業務需要登記明細賬，這個任務由會計完成。本教程中，這是王小菜的任務。
圖4-5 登記明細賬的流程
登記明細賬一般按記賬憑證的順序，逐筆登記，並沒有先登記哪個賬戶、後登記哪個賬戶的講究。
三、登記明細賬的一般方法
以三欄式明細賬為例，明細賬賬頁一般都有表頭和表體兩個部分。
表頭部分，需要填寫會計賬戶名稱、頁碼等資訊。表體部分，有日期、憑證字號、摘要、借方金額、貸方金額和餘額等欄目。如下圖。
圖4-6 手工明細賬
登記明細賬的一般方法是：
1。根據會計賬戶的具體情況填寫賬戶名稱。以雲南興盛商貿有限公司為例，該公司主營業務收入科目未設定二級以下科目，所以在登記主營業務收入賬戶的明細賬時，表頭部分只需要填寫“一級科目：主營業務收入”即可，二級以下科目無需填寫；又如應收賬款——昆明元工電線電纜有限公司科目，在登記明細賬時，表頭部分先要填寫“一級科目：應收賬款”，然後填寫“二級科目：昆明元工電線電纜有限公司”。限於表頁，明細科目只預留了兩級，如果會計科目的級次多於三級，可以把三級以後明細科目全部寫在最後一個科目欄。
2。賬頁表頭的頁碼需要填分頁和總頁兩個數字。分頁指當前會計賬戶的頁碼，總頁指整個三欄式明細賬的頁碼。除現金日記賬和銀行存款日記賬外，其它會計賬簿一般使用活頁賬。因此，明細賬頁的頁碼可能存在增減變動。填寫賬頁表頭的時候，可以先填寫分頁的頁碼，待整個賬簿登記完畢以後再來填寫總頁頁碼。
3。日期的填寫很簡單，賬頁開頭填寫年份，然後逐行填寫記賬的日期。會計記賬應按及時性原則，及時登記，但也沒必要每天都登記。在雲南興盛商貿應該是本期合計，本年累計等前邊一般無需填寫日期。
4。填寫日期後，需要按照記賬憑證的編號，填寫憑證字號。“字”指的是“記”或“收”、“付”、“轉”等憑證類別符號。如雲南興盛商貿有限公司2017年11月11日記1號憑證，在明細賬中填“記字1號”，如下圖：
圖4-7 手工明細賬
5。關於摘要的填寫，我的建議是按記賬憑證的摘要填寫，如空格不夠填寫，可適當簡化。
6。填寫金額數字，一般不能寫的太滿，字型大寫佔格子的二分之一作用就可以了。每一行賬，根據情況需要在借方或貸方填寫數字，或者都不填，但餘額一定要結算出來，並填寫上去。
7。一行賬的餘額如果為零，應在“借或貸”欄目填寫“平”字，並在餘額欄的個位數填寫結平的會計符號“0”。該符號類似於英文字母Q，但不能等同。
8。記賬時如需填寫負數，一般使用紅字填寫。
9。每月終了，損益類會計賬戶需要彙總出本期合計數和本年累計數，為編制財務報表提供資料。非損益類會計賬戶則無此必要。當然了，如果你對每個科目都進行彙總，填寫了本期合計和本年累計，那也不算出錯。另外，登記賬簿時本期合計和本月合計兩個術語是通用的，沒有區別。
10。會計賬戶如有期初餘額，需要在賬頁第一行摘要欄填寫“期初餘額”四字，然後把期初餘額數字填寫在餘額欄；一個賬頁填寫完畢，如賬戶內容未完，需要在賬頁最後一行摘要欄填寫“轉次頁”三字，把前面尚未彙總的本期合計或本年累計數以及餘額結轉至次頁；次頁第一行摘要欄填寫“承前頁”三字，並把上頁最後一行的內容結轉過來。
四、現金日記賬
現金日記賬和銀行存款日記賬統稱為日記賬，是任何一個會計主體必須設定的會計賬簿。現金日記賬和銀行存款日記賬是事實上的明細賬，但日常會計實務中的“明細賬”這個概念並不包含日記賬。現金日記賬和銀行存款日記賬一般由出納員進行記賬和管理，由會計主管進行稽核、監督。
下圖是現金日記賬的格式。實際上，現金日記賬的格式和三欄式明細賬是一樣的，都包含日期、憑證字號、摘要和借方金額、貸方金額、餘額等欄目。現金日記賬的特殊之處在於，我們需要每天登記當天發生的業務，並結出“本日小計”的數額，做到日清日結。所以，現金日記賬是一種“序時賬”。每月結束，還需要在當月最後一日的“本日小計”後，新增“本期合計”或“本月合計”，將當期的借方金額、貸方金額彙總填列。
圖4-8 現金日記賬
現金日記賬應按年度設定，一年一本。填寫現金日記賬的時候，如當年有期初餘額，應在賬簿第一行摘要處填寫“期初餘額”四字，並把當期期初餘額填寫在餘額欄目。日常賬目的填寫如上文所述。一個賬頁結束，如當年現金日記賬未登記完畢，應在賬頁最後一行的摘要處填寫“過次頁”，將上一行的本日小計或本期合計和餘額結轉到次頁，或者把餘額結轉到次頁。
具體情況是，如現金日記賬賬頁的倒數第二行的內容是本日小計或本期合計，則只需把餘額結轉到次頁。如下圖：
圖4-9 現金日記賬區域性
如倒數第二行的內容是一行具體的賬目，則“過次頁”一行需要彙總本日數額，連同餘額一起結轉到次頁，如下圖：
圖4-10 現金日記賬區域性
五、銀行存款日記賬
銀行存款日記賬和現金日記賬一樣，一般由出納員進行登記和管理，由會計主管進行稽核、監督。銀行存款日記賬的格式和現金日記賬的格式基本相同，所不同的地方在於，銀行存款日記賬需要在賬頁上註明開戶行和銀行賬號，按不同的賬戶分別設定日記賬。
下圖是銀行存款日記賬的格式。銀行存款日記賬的頁頭有開戶行和賬號兩個欄目，賬頁內容含日期、憑證字號、摘要和借方金額、貸方金額、餘額等欄目。銀行存款日記賬必須每日一記，每日結出“本日小計”的數額，做到日清日結。另外，每月結束，還需要在當月最後一日的“本日小計”後，新增“本期合計”或“本月合計”，將當期的借方金額、貸方金額彙總填列。賬本應按年度設定，一年一本，有關填寫方法和現金日記賬一致，不再贅述。
圖4-11 銀行存款日記賬
六、三欄式明細賬
通常我們說的明細賬，一般指的就是三欄式明細賬。三欄式明細賬，一般簡稱明細賬或三欄賬。三欄式明細賬中的“三欄”，指的就是借方金額、貸方金額、餘額這三個欄目。事實上，所有的日記賬、明細賬，都必須設定借方金額、貸方金額、餘額這三個欄目。所以從這個特點來講，我們可以使用三欄式明細賬來登記所有的會計賬戶。比如，對庫存現金和銀行存款賬戶，我們使用三欄式明細賬登記，並按日小結、按月合計；對銷售費用、管理費用、財務費用、主營業務收入、主營業務成本以及應交稅費——應交增值稅等賬戶，我們也可以使用三欄式明細賬來登記，對其下欄目，按明細科目設定賬戶即可。當然了，三欄式明細賬無法登記材料採購、在途物資、原材料、庫存商品、發出商品、委託加工物資、週轉材料等需要進行數量金額核算的會計賬戶。
三欄式明細賬的格式如下圖。登記三欄式明細賬是會計工作的重頭戲，工作量大，容易出錯。登記明細賬時按記賬憑證的順序，逐筆登記即可。
圖4-12 三欄式明細賬
七、多欄式明細賬
多欄式明細賬，又叫多欄賬，或以實際欄目數稱呼，如九欄賬、十三欄賬等等。
一般而言，按業務類別而非往來單位進行明細核算的賬戶，如應交稅費——應交增值稅、生產成本——基本生產成本以及銷售費用、管理費用、財務費用、主營業務收入、主營業務成本、稅金及附加等賬戶，應使用多欄賬記賬。其中，應交稅費——應交增值稅、生產成本——基本生產成本這兩個科目，企業會計準則明確規定按明細專案設定專欄進行明細核算；其它科目，準則只規定按“明細專案”進行明細核算。所以後者實際上也可以使用三欄式明細賬記賬。
會計實務中，對銷售費用等需要使用多欄賬的賬戶而言，具體應使用“幾欄”賬本，無法一概而論。因為建賬之前，我們不太好估計應該對這些賬戶設多少個欄目；開始做賬之後，又會隨實際工作的需要，對欄目進行適當增減、調整。根據經驗，應交稅費——應交增值稅、銷售費用、管理費用、稅金及附加等賬戶欄目較多，可以使用十三欄賬記賬；其它賬戶使用九欄賬記賬，當然也可以使用十三欄賬記賬，不過是多浪費幾個欄目而已。
多欄賬的格式如下圖。賬頁表頭應填寫清楚具體的會計科目。賬頁中除記賬日期、憑證字號、摘要以及借方、貸方、餘額等常規欄目外，還有各針對明細專案的欄目。這些欄目，分借方欄目和貸方欄目，記賬的時候應填寫清楚。各借方欄目應連續登記，貸方欄目也是一樣。
圖4-13 多欄式明細賬
要注意的是，登記多欄賬的時候，每一筆業務需要在賬頁的同一行中登記兩次，即先在借方或貸方欄目中登記一次，然後再在具體的專欄中登記一次。如上圖，王小菜在登記“應交稅費——應交增值稅”賬戶的多欄賬時，10月份記10號憑證的業務是購進電工圓鋁杆，其進項稅額為1，108，935。67元，小菜填寫完日期、字號和摘要後，在借方欄目填寫了“1，108，935。67”，然後，又在“借方專案”的“進項稅額”專欄填寫了“1，108，935。67”這一數字，這樣該行賬的記錄才算完整。
另外，在對損益類科目進項期末結轉損益時，除在前邊借方或貸方欄目中登記一次外，也需要在具體的專欄中登記一次，但應以紅字填寫。在累計“本期合計”和“本年累計”資料的時候，只累計黑字金額。如下圖：
圖4-14 多欄式明細賬區域性
八、應交增值稅明細賬
應交增值稅明細賬是一種特殊的多欄賬。在手工賬實務中，也可以使用普通多欄賬來登記應交增值稅明細賬。
專門的應交增值稅明細賬如下圖，賬頁欄目分借方欄目、貸方欄目和餘額欄目，其中借方欄目和貸方欄目又分別設定具體的增值稅相關專欄。
圖4-15 應交增值稅明細賬
應交增值稅明細賬與普通多欄賬的區別在於，前者把借方專欄和貸方專欄分別進行了設定，並且把餘額欄目放在最後；而後者則把餘額欄目放在前面，專欄可以借貸方共用，從而具備一定的靈活性。上圖中的賬頁，借方專欄設定了5個，貸方專欄也設定了5個，如果應交增值稅的借方或貸方專欄超過5個，登記賬簿將面臨困窘。
登記應交增值稅明細賬時，同樣先填寫記賬日期、憑證字號、摘要等資訊，然後分專項填寫借方或貸方金額，最後填寫餘額。與普通多欄賬相比，應交增值稅明細賬無重複填寫賬目金額的弊端。
九、數量金額式明細賬
數量金額式明細賬是指需要同時對數量和金額進行核算、登記的明細賬。根據應用場景的不同，數量金額式明細賬有倉庫賬、進銷存明細賬、庫存商品明細賬、庫存材料明細賬、銷售明細賬等不同名目，其實質都是要求同時對核算物件的數量和金額進行核算。
哪些科目需要進行數量金額核算，哪些科目不需要進行數量金額核算，《企業會計準則》沒有明確的規定。我的建議是，對原材料、庫存商品、週轉材料等企業自己能夠掌控的物資，原則上應進行數量金額核算；對材料採購、在途物資、發出商品、委託加工物資、週轉材料等科目核算的物件，根據企業的核算要求和能力，靈活掌握，可以做數量金額式明細賬，也可以不做。
下圖是庫存商品明細賬，屬數量金額式明細賬。這種賬頁，也類似於三欄式明細賬，只是在記賬時，需要同時對收入（或借方）、發出（或貸方）、結存（或餘額）分別登記數量、單價和金額三個數字。其中，金額為同一欄目的數量和單價的乘積。
圖4-16 數量金額式明細賬
十、固定資產明細賬
固定資產明細賬是專門用於登記固定資產類別特徵及其增減變化、計提折舊的賬簿。固定資產業務不多的企業，也可以採用三欄式明細賬登記固定資產業務。
圖4-17 固定資產明細賬登記流程
上圖是固定資產相關的會計業務事項及其流程。會計或固定資產管理人員根據原始憑證，為每一項具體的固定資產填制卡片，卡片需填制一式二份，一份由固定資產使用部門保管，一份由財務部門保管。因固定資產卡片為活頁式，容易遺失，故財務部門需建立固定資產卡片登記簿，對卡片進行集中登記。同時，會計人員應根據固定資產原始憑證填制記賬憑證，登記明細賬。這裡需要注意，固定資產卡片只是非定期地登記固定資產管理資訊，並不能代替固定資產明細賬。
固定資產明細賬賬頁如下圖，每一賬頁可以只登記一項具體的固定資產，也可以按類別進行登記。固定資產明細賬賬頁表頭部分比較複雜，除頁碼之外，還需要對固定資產個體或類別的編號、名稱、型號、使用年限、折舊率、預計殘值、存放地點等資訊進行登記，以便具體量化固定資產的特徵。賬頁表體部分，類似於數量金額明細賬，需要對固定資產的單價、數量、金額等資訊進行明細登記。
圖4-18 固定資產明細賬
