“做大事之前，先做好每件小事！”
專案背景
BACKGROUND
3月，鵬博接到客戶的需求，為其6月11-12日在北京籌備一場學術論壇。
會議規模200人左右，線下舉行，其中包含一場60人VIP會外會+200人學術論壇+一場高規格授牌啟動儀式，鵬博需要做的是全案策劃+執行。
#1 溝通及策劃階段
主動.慣你.沒商量
ACTIVE
COMMUNICATION
對於多年一直選擇我們合作的客戶，鵬博的“寵”和“慣”那是落實到實際行動上的。
做過會議的人就知道：
會務無“大事”，因為全是“小事”。其中籌備期的“小事”，比重佔整場會議的80%。而小事要做好，溝通和預判則起到絕對主導的作用
。
3月19日中午接到會議的時間、地點、人數要求，3月19日下午鵬博第一遍電話溝通，
複雜問題簡單化，鵬博引導提問，客戶只需要回答“Yes"or "No"，梳理出會議基礎資訊，流程和時間節點，並預判風險點、重要關注點，讓甲方再內部討論確認，最大程度節省對方的時間和精力。
One Month Later。。。
4月下旬，在
不懈的溫柔的“頻繁提醒”中，追著甲方每天明確一小點，經過2-3次細節修改，上述表格中的事項總算落實得7788...
其中也明確VIP的交通及住宿接待不由我們負責，鵬博只需預定房間。200人會場由甲方預定，鵬博只需負責現場佈置。
#2 內部籌備階段
鵬博只有“處女”和“金牛”座
WE ARE ALL
PERFECTIONISTS
為此次會議準備的特別有紀念意義和珍藏價值的伴手禮，是該行業泰斗曾親筆寫下的四字箴言墨寶。
高畫質翻拍原作，精細摳字，前後測試了5種不同
質感
，不同
厚薄
，不同
紋路
的紙上
墨跡
的不同感覺，找到最佳呈現效果。
畫框則在25元-95元的價格區間，從
實木材質
（細膩程度）、
做工
（細節是否粗糙），
噴漆（
光澤、均勻程度）、
手感
（分量）、味道等方面，對比精選了
4家供應商
（其中1家太差，順手就扔了，沒有出鏡），最終選擇右一，
質感比一家賣70的還好，談到40元成交。
授牌，大約
改了16次版面，定稿
啟動儀式動畫，各種細節一通摳，還有靈魂畫師出手，
12次修改後，算達到滿意！
多花錢辦成事，考的是錢多。少花錢，還能辦好事，考的是心力和智慧。細節強迫症的“處女”屬性，和特別節約的“金牛”屬性，根源在於
鵬博的底層價值觀
：
為一直選擇我們的客戶，提供超出同業標準的優質服務。
#3 瘋狂調整階段
變化來得太快就像龍捲風
VIOLENT CHANGES
LIKE TORNADOES
5月下旬，鵬博前期籌備工作幾乎全部敲定。但一場會議如果
籌備得太過平靜，那絕對是不真實的，只能說更大的“風浪”會在又急又緊的地方等你
。
這每一句看似輕描淡寫的背後，都隱藏著一群人的馬不停蹄和揮汗如雨... 甲方的，鵬博的，其他第三方的 。
#4 現場執行階段
“驚險”與“意外”齊飛
THRILLS AND ACCIDENTS
為什麼頭髮越來越少，不敢試錯？因為每一個籌備期間的小小“晃神”，都會讓你在現場“吃不了兜著走”。
儘管前期已經溝通強調過，但陰差陽錯，一個“晃神”之間，最後的結果是：精心製作的相框“裸奔”了。
時間已是6月10號下午4點，12號一早會議，1天時間要準備200份包裝盒，先不說尺寸、材質、顏色、價格等問題，就是
用量大和時間緊兩點已堵死大部分的解決方案。
意外可不可怕，要看你能不能解決它。憑著多年的應急儲備，經驗告訴我們去一個地方：小商品市場。
終於逛了大半個北京城後，找到大小、價格、質感、顏色都合適的外包裝，雖心驚肉跳，總算有驚無險。
6月11號上午裝完物料，下午同樣的時間，同樣的地點，同樣的“驚喜”。
搭建公司展板佈置完畢，全是些
“齜牙裂嘴”的細節
，再縫縫補補，也是
鵬博標準中的“礙眼”
。當機立斷，找布行，價格太高，用腦力和腿力來找，最後
“二刷”小商品市場
，挨家跑，做了
整副絲絨布罩邊角全包
，再預定3顆
2米高的鳳尾竹
，要求不管多晚都得當天送到，心裡才算落定了。
如果一定要有“驚險”發生，那我期望它早點來臨。
下午市場跑斷腿，回到會場已接近晚上20點，一邊等待綠植送達一邊準備叫外賣的時候，北京突如其來的一陣巨風送來一份“大禮”，
戶外展板被吹翻刺穿，
頓時一激靈，來不及後怕，趕緊電話到工廠，協調
晚上加班重噴，無論如何畫面和搭建工人都必須在12號早上7點前達到會場，7點30前一切要恢復原狀
。
好事多磨，不幸中的萬幸是讓我11號晚上發現，都還來得及解決。
總算來到會議當天，12號早上7點前到達，7點30前所有細節再過一遍，確保萬無一失。
8點開始，嘉賓陸續進場，9點會議正式開始。
隨著開場的掌聲，一顆懸著的心稍稍獲得片刻安寧，然而
真正的“意外”還在不遠處等候著。
有過多次合作的會議攝影機構，在攝像師達到時再
明確溝通了一遍拍攝角度，構圖，所需素材要求，注意事項
等。
為以防萬一，
會議開始後20多分鐘，讓攝影師再把他拍攝的照片拿來，看下是否理解到位，檢查沒有問題。
然而，會後匯出的364張照片，多是新聞稿不能用的角度，甚至連我檢查過的那些照片也都沒了，意外之所以叫意外，就是發生在你想象不到的地方。
後續呢？自然是
負責到底，鵬博沒有得過且過的先例。
於是，浩大的，P圖工程，開始。。。
#5 寫在最後的話
LAST WORDS
多少次和甲方的電話溝通，都是他們團隊討論細節的背景聲；
按時給過來的嘉賓名單，是用幾個不吃午飯的時間換來的；
我們改圖到深更半夜的時候，他們也在加班，隨時都有回覆；
重要環節幫助把關，一般在早上6-7點就會收到甲方的暖心提醒。。。
辛苦不僅在自己眼前，還在別人的背後！
好的合作伙伴比愛人還難遇到，感恩能一直跟這樣優秀的團隊合作，才造就了今天的鵬博。敬業、責任、團結、包容，在那些有力量的人身上汲取能量，是這份工作遠超物質的更重要的收穫。
關於寫作角度：
大部分的會議推文著重總結和表達影響力，
鵬博則側重著墨幕後小事，和多年會務工作總結的tips，每一幕高大上的背後都有狼狽和心酸，在我們的教訓中總結自己的經驗，
希望給有需要的人一點幫助。
會議工作的瑣碎和千頭萬緒，文中的幾言幾語，表達不出萬一，那些小得幾乎不值一提的事情，並不會因為不被看見，就不付出，因為我們只是在做自己認為該做的事！
僅以此篇，獻給每一個默默用心做小事的人！
最 後，
申明：為保護甲方隱私，涉及相關資訊的地方都厚碼，本文僅用於會務工作的內部探討，轉載請提前徵求同意。
