注：本篇文章全長2500字
上一篇文章中講到了有效溝通的基本原則，事實上，掌握有效溝通的基本原則對於每個人來說並不容易。無論你是主持會議，還是參加會議，可能直到會議結束還在想“我為什麼會在這兒”。會議是職場不可或缺的一部分。有些回憶富有成效、鼓舞人心，當你走出會議室時，腦子裡充滿了積極的想法，推動你向前一步。至於某些會議，你寧願把自己塞進一個滿是文字的睡袋，也不願參加類似的會議。
不管你相信與否，要從會議中有所收穫，不僅需要隨機應變的哲學，還需要思考和事先規劃。下面是詳細的從會議前的準備到會議圓滿結束的完整流程。
如何開會
01
準備會議，事先做好計劃
無論你是主持人還是參會者，一定要事先把所有事情安排好。如果你負責主持會議，要保證會議對於每個人來說都是有價值、有意義的。
不要帶著隨機應變的態度去開會。每個成功的會議都有一個明晰的計劃，也叫會議議程，可以把它作為會議的大綱，列出你想在會議上與其他參會者討論的所有要點。最好和其他參會者事先分享一下會議日程，保證所有的人從一開始就能步調一致。這樣，才能保持整個團隊的向心力，成功主持會議。
02
聚焦重點
工作場所有各種各樣讓你分心的事情，它們可能迅速把井井有條的會議引入歧途。為了讓大家專注於眼下的討論，可以找一個安靜的房間，遠離辦公室，進行有意義的討論，讓會議富有成效。
當大家進入會議室時，先重申會議目的，讓大家關注重點。你可以說：“謝謝光臨，提醒大家一下，我們今天要解決即將推出的XX計劃的細節問題。”你要讓大家清楚你有一個明確的目的，並且已經做好準備。這時，你也可以發放會議日程和其他材料。
03
掌控會議節奏
雖然有時候你盡力讓議題集中在重點上，但總會出現一些狀況，跑題也很自然。當這種情況發生時，你不能貿然叫停整個會議。有一些策略供你參考，可以幫你將會議帶回正規，掌控會議。
緊扣話題：如果參會者把話題帶偏了，你可以說：“是的，這是一個重要的方面，我們需要談談。但是，我們先討論一下日程安排上的內容。”
做筆記：在會議過程中，會出現一些值得討論的想法，所以，請記下那些可以在以後的會議中討論的內容。這樣，你就可以保證自己的團隊能夠集中精力討論會議日程上的話題。
計時員：不管你如何努力想讓會議有吸引力，但總會有一些人想逃離。你可以讓參會者知道會議結束在望，因此，如果討論開始偏離話題，就提醒每個人剩下多少時間，如“這是一個很好的觀點，但我們只剩下15分鐘，所以一定要按照計劃進行”，讓團隊重新回到應該討論的話題。
04
圓滿完成
第一條建議要求你主持的每個會議都應該有一個明確的目的。這意味著參會者應該明確各自的任務，要明確完成任務需要採取的行動和最後期限。否則，你的會議沒有任何意義。討論結束時，你應簡要總結一下任務和參會者需要採取的後續步驟。最後，你可以透過社交或辦公軟體傳送接下來的安排，提醒各位同事，讓每個人都正常工作。這樣你就促成了一個專案順利開展，而沒有把大家的時間浪費在毫無意義的討論上。
上述是個人九年職業生涯的一點總結，僅供參考！
接下來要說的是21條會議規則，建議收藏！
1。在安排會議之前，你要確定你們確實需要開會，是否可以透過10分鐘的電話或社交辦公軟體解決要討論的問題。
2。每個會議都應該有一個目標：需要做一個決定或者完成某項工作。一些最新訊息完全可以透過社交辦公軟體傳送。
3。會議不能超時。大多數計劃要開一個小時的會議，一般也就需要二三十分鐘，最多需要45分鐘。
4。準時開始。不要等遲到的人，等待只會鼓勵他們下一次繼續遲到。
5。按時結束。這不僅體現了你尊重人們的時間，也提醒人們，你跟他們一樣想開一個有效率的會議。
6。只邀請那些絕對需要參會的人。總的來說，開會的人越多，成果越少。
7。每次會議都應該提前做到分工明確。如果不是你負責，那就安排別人（一定要提前讓人們知道自己的分工）。
8。開會前閒聊幾分鐘。我們是人，不是機器人，和同事之間建立和諧的關係有利於順利開展工作。
9。如果你想讓大家提前瞭解會議內容，至少提前3個小時把會議內容傳送給參會者，提前一天更好。提前20分鐘傳送會議內容沒有任何用處。
10。提前安排好會議地點，如果有必要，提前10分鐘到達會場。尋找會場會浪費每個人的時間。
11。做好議程安排，會議一開始就把安排發給參會者（或者提前發給參會者），讓每個人都能跟上會議節奏。
12。如果你希望參會者能夠專心，不要一開始就把會議材料發給他們，翻看材料會讓參會者分心。如果有書面材料要分享，可以用投影儀。
13。在會議期間不要看手機。每個人都會發覺你在做什麼，他們也會做同樣的事情。
14。在會議過程中想好後續安排。會議結束後，你應該把後續工作安排發給參會者。
15。一個沒有具體負責人的專案是毫無價值的。在大多數情況下，還需要為專案設定一個最後期限。
16。如果有人說的太多，要打斷他（態度要好）。同樣，如果某人說話太少，試著讓他多參與。
17。如果討論偏離了主題，你要掌控討論主題。簡單地說一句“如果有必要，讓我們再安排時間討論，因為我們只剩下10分鐘了”，就可以完美地把討論引回主題。
18。如果會議超過一小時，則要安排休息時間，而且讓與會者提前瞭解時間安排。如果他們知道可以在45分鐘後檢視手機資訊，將有助於他們現在集中注意力開會。
19。觀察肢體語言。如果參會者感覺無聊、走神或者覺得浪費時間，你就能立刻感覺到。
20。如果有必要，安排一個人做記錄，這樣你就可以集中精力主持會議。
21。定期評估是否需要不斷開會。如果需要，再看一下會議形式、時長以及與會者是否合適。如果不需要，就別開了。
即使你只是一個參會者，也應該做些準備，以便為會議提供一些有價值的想法。雖然你不必整個會議過程都帶頭髮言，但仍需要花幾分鐘時間檢視議程和必要的材料，提出自己的觀點，並且將問題記下來。大家稍微準備一下就可以促成更富有成效的討論，並且給團隊的其他成員留下好印象。
OK，本篇如何開好一場開議的分享到這裡就結束了，看完本篇文章之後希望你有一定的收穫，大家可以把想法或者疑問在下方評論區留言，共同交流！
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