一篇材料的篇幅（字數）是很容易被人忽視的基本問題，但卻是所有“故事”的開篇。
一、字數的重要性
字數是容易被忽視的基本問題。很多人拿到領導交代的任務後，馬上“埋頭苦寫”，對文章篇幅沒有相應的認識和準備。有些人會問，字數多少跟寫好材料有什麼關係？我們寫材料把該講的事情都講到位，不就好了嗎？
這便是一種典型的錯誤思維
。所謂“該講的事情都講到位”，那也必須是在限定的字數範圍之內。在公文寫作領域，除了少數的特定文體之外，
大部分材料的寫法，都取決於這篇材料需要什麼樣的篇幅規模，即字數。
字數相對多的公文
，我們就可以詳細地寫、深入地講，旁徵博引，從容不迫，前因後果一一奉上。
字數相對少的公文
，我們就需要精練概括、重點鮮明，開門見山，概括總結，突出主線，惜字如金。
字數決定了材料中各個部分的框架、結構與比例，構成了文章的骨幹。而且，字數也決定了我們至少要在鍵盤上敲出多少個字，才算是完成領導交代的這份材料，或者說可以適可而止了。
經驗豐富的“筆桿子”，會從多個角度來判斷這份材料大概需要多少字數，但對於新人來說，卻需要透過學習和磨鍊，慢慢掌握這種判斷能力
。
而這種判斷能力，往往是在寫材料這件事情之外得到修煉。所以本書始終強調：公文寫作的功夫，大多在寫作這件事情之外所得。
二、字數的判斷方法
要判斷材料的字數，詢問領導是最直接的辦法，因為材料大多是為領導服務的。但是除此之外，我們仍然需要透過一些其他方法，來推斷出確切的字數範圍。
1。頁數判斷
當領導交代寫材料的任務時，他心中早已明白大概的篇幅範圍。我們需要做的，便是將這個數字問出來。
但有時候，我們不能直接去問領導：“您這個要寫多少字呢？”因為領導雖然會有一些篇幅範圍的概念，但他不一定對文稿字數有多麼精確的理解。特別是一些領導並非文秘出身，對材料字數等問題缺乏直觀認識，一時半會兒可能也說不清楚。
很多新人不敢去問領導，生怕領導認為自己“不會思考”“不動腦子”。事實上，這是體制內新人“多慮”了。在領導看來，事前多問一句，而不是埋頭蠻幹，說不定正是我們做事考慮周到的表現呢。對此，我們可以先問領導：“這篇材料需要寫多少頁？“一般情況下，領導可能不知道材料需要多少字數，但他對於頁數則會有一些直觀明白的認識。我們便可以利用公文頁數的範圍，對字數進行推斷。
按照我國黨政機關公文格式的規範標準，公文材料的正文使用仿宋三號字型，段間距28，每面排22行，每行排28個字。按照這樣的格式套下來，一面A4紙大概可以寫到500字左右
。這便是我們計算字數的標準：
領導要求的頁數x每頁500字=材料所需的大概字數
按照這個計算結果，我們推斷出的篇幅就不太會偏離領導的預期值。
在實踐中，如果是一些比較重要的材料，則應當根據正式裝訂的效果，適當調整公文格式，進而再對字數進行微調。
如果材料最後以A3紙張騎縫式裝訂的形式呈現，那麼總頁數一般是4頁或者4的倍數頁為佳。
如果我們完成的材料總共有9頁紙，那麼按照A3紙張騎縫式裝訂的方法，會空出三面大白頁，既不節約，也不好看。
所以，是否可以考慮一下“砍”點字數，縮減到8頁呢?
2。時間判斷
頁數判斷比較適用於書面材料，但我們經常會遇到一些以口語為表達方式的公文材料，便不能純粹靠頁數來定論。比如，領導的發言稿、講話稿、演講稿之類。寫這類材料不能直接問領導需要幾頁紙，
而應當問:領導，您準備講幾分鐘?
不同場合的發言講話，會有不同的時間控制。即使我們服務的這位領導是會上“最大的”“做最後重要講話的”那一位，也會有一定的時間規劃概念，會安排好大概的講話時長。
根據語速，我們大概每秒鐘能講2到3個字，如果領導語速較慢，一秒講2個字，那麼一篇材料的字數便是：
字數=預計講話分鐘數x60x2
有些會議場合，會明確規定發言時間控制在多少分鐘以內，並且在會議通知中加以說明
。我們在準備講話材料的時候，需要注意通知要求，圍繞會議時間的安排來判斷材料所需要的篇幅。
但需要注意的是，時間判斷方法所得出的字數範圍，在用於實際講話的時候，往往會相對偏小，而且也難以耗盡預期的時間。這是因為我們寫材料時常使用Word軟體，對文章字數的計算也是基於Word 軟體自帶的“字數統計”功能。這個功能統計出來的字數，包括了文章中的中文標點符號，而這類標點符號是不會被讀出來的
但是Word軟體統計出的“1500字”，包括了文章中的所有中文標點符號，真正被讀出來的字數可能也就只有1300字左右。
因此，我們在實踐中還應儘量多準備一些內容，以避免被標點符號所“欺騙”。
另外，這也考慮到了發言時間往往會超出原定時間限制範圍的現實情況。一般要求發言時間控制在5分鐘的，最後講到七八分鐘都是常見的情形。所以，對於口語表達類稿件，我們在字數控制上會傾向於“寧多勿少”的原則，稍微多出一些，更加穩妥安全。
3。經驗判斷
參照以往類似經驗，也是一種確定材料篇幅的有效辦法。特別是對一些不擅長與領導溝通的新人來說，埋頭尋找過去類似的檔案，再加以學習和模仿，可能會在心理上覺得輕鬆些。
因為許多日常性的材料，大都有“先跡可尋”。
蒐集過去使用過的稿件，或多或少會為我們判斷篇幅的標準提供一些參考資訊。
比如，一篇資訊簡訊需要多少字數，我們把握不準，可以看看處室以前的資訊簡訊寫了多少字；一份調研報告需要幾頁紙，我們沒有概念，可以看看單位以前的調研報告是什麼樣子；一次會議發言需要多少時間，我們難以捉摸，可以看看領導以前在類似場合的講話講了多久。
這些經驗資訊，都可以作為工作中可參考的“蛛絲馬跡”。雖然不一定完全準確，但至少不會讓我們覺得無從下手。
為此，我們需要注意收集過去的文稿資料，抽出時間去閱讀和學習。特別是新人來到新的崗位之後，更要多接觸以往的稿件材料，不但可以快速融入新的工作之中，更好地瞭解工作目標、工作方法和工作技巧，而且可以體會到各類材料的風格特點。
同時，作為從事文字類工作的新人，我們要虛心向前輩請教，因為要想得知“畫眉深淺入時無”，還需要有熟悉工作的前人指點。單位以往工作中產生的文字材料，對新任文秘人員而言都是無價之寶。無論是形式，還是內容，都值得後來人借鑑和延續。
