在任何關係中溝通都是重中之重，企業管理也不例外。一對一溝通是西方企業界長期倡導並被證明有效的管理工具，然而很多時候大家對這種惠而不費的方式仍然心存疑慮。和我的下屬談心會不會很尷尬？投入在上面的時間真的有效嗎？以下這篇文章來自Airbnb產品總監、前亞馬遜副總裁Ian McAllister的推薦，作者Michael Wolfe的工作是扶持創業型公司，他為我們分析了一對一溝通將如何在各個方面幫助一家企業。
作為一個人力資源專業人士，我經常被問到這個問題——大多數創業型公司每天都忙著發貨或是完成交易這樣的事，每週花幾個小時坐下來和員工開會感覺像是很大的公司才會做的事，根本不能解決眼前的日常問題。但實際上，一對一溝通能讓你公司的速度和靈活性都登上一個新臺階。
為什麼要做一對一？
首先，我想談談為什麼一對一溝通是公司運作系統中決定性的部分。
決定公司存亡的幾件大事：
1）招募最好的人加入公司。
2）讓他們有歸屬感，工作富有成效。
3）做出高明的決策，讓這些人以之為目標工作。
經理的槍械庫裡只有很少幾樣工具能幫助他們做好這幾件事，一對一溝通也許是其中最強大的一種。
為了說明一對一溝通的作用，現在讓我們假想出一個小公司。作為運作系統的一部分，他們接下來幾周的會議日程如下。
如果你的公司很小，所有人都直接向CEO彙報，那麼星期一的會議就應該讓整個團隊參加，一對一溝通也應該是CEO與每一個團隊成員進行，不存在部門會議。
如果你有更多的管理層級（副總裁或是部門經理），那麼CEO就應該與每一個部門經理進行一對一溝通，而各部門經理則應該與每一個為他/她工作的團隊成員進行一對一溝通。
舉例來說，假如你是某個有幾個層級的公司的工程副總，你每週的工作節奏會是這樣：
與此同時，你的每一個經理也要與他的直接下屬做一對一溝通。
這確實需要你花一些時間，也許一週要花上6到8個小時。與你其它要做的日常工作（例如面試、救火、專案會議）相比，這件事花的時間也許最多。
但是，讓我們想想從中你可以得到什麼。
一對一有什麼好處？
（一）教練與反饋
我們都知道教練和反饋非常重要，但是大部分人都做不好這兩件事。好的反饋應該是這樣的：
及時：
在觀察到工作表現之後立刻給予反饋是最好的時機。有人在某個會議上表現很好？散會之後馬上告訴他。
持續：
你應該在一年裡持續給予員工反饋，而不是等到績效考核時才這樣做。
多渠道：
同級、下屬甚至客戶都可以是反饋的來源，永遠不要只依賴你自己的觀察。
保持固定節奏的一對一溝通，能讓你持續給予員工反饋，並且保證你的反饋能夠吸收其他團隊成員的意見。
讓我們看看這一週的工作，你是如何在團隊會議中發現問題，又是如何透過一對一解決問題的。
你發現有個專案進度滯後了。趙明給了你如何解決這個問題的建議；你在與錢多多和孫小毛的一對一溝通中分別給了他們反饋。讓我們想想看，這其中發生了什麼？
1）你很快發現了問題，因此專案得以重回軌道。
2）趙明感到你在徵詢他的意見，而且他的意見是有價值的。
3）錢多多和孫小毛得到了有價值的反饋。
4）你或許已經消除了錢多多和孫小毛之間正在升級的緊張氣氛。
5）你意識到自己也需要改進，更好地鼓勵和要求手下各位經理互相合作。
如果沒有定期的一對一溝通，也許你要花上好幾周的時間才能獲得必要的資訊來解決問題。與此同時，問題有可能已經嚴重到無法修補了。
在一對一上投資幾個小時，也許能為公司節省隨後的幾百個小時。
（二）更快更好地做決策
想象一下，在週一的公司級管理例會上，CEO告訴執行團隊成員，他很擔憂正在放緩的收入增長，他想在下週一之前制定一個計劃減慢成本上升。你打算回去和團隊成員一起研究對策。那麼你一週的工作可能會是這樣：
你與團隊分享了問題所在，透過一對一溝通與他們一起解決問題，在下週一之前你將準備好一個新計劃。
1）你不需要打亂節奏趕時間，你們的會議是早就定好了的。
2）沒有給任何人制造麻煩——你不需要臨時召開任何緊急會議。
3）給團隊足夠的時間貢獻想法。
4）瞭解團隊成員對這件事的感受，安撫他們可能出現的情緒。
5）下週一管理例會上，你將提交一個新計劃，更重要的是，你可以在會上討論團隊是否能接受這個訊息，以及你們可以做些什麼來提振士氣。
這就是迅速有效地作出決定的好方式。
（三） 溝通與透明度
迅速、準確並且透明的溝通，對於任何創業期的公司來說都如同生命線一樣重要。
每個人都需要了解公司的情況，這樣才知道自己該如何作出貢獻，並且找到一種在為公司的未來投資的感覺。
你肯定不希望你的團隊透過流言蜚語來得知公司的重要新聞。但是在很多情況下，關於重大新聞，你只能給你的高層團隊們一些提示，他們會繼續往下傳遞，並且管理後續效應。
想象一下你的公司在醞釀轉型。你可以利用一對一溝通來管理這個過程。
讓我們看看你取得了哪些成果？
1）高層團隊得到機會幫助公司度過轉型期，你給了他們一個學習的機會。
2）他們感到自己被信任，對公司的前途更有使命感。
3）CEO瞭解到了星期五宣佈轉型時他可能會面對的困惑。
4）經理們提前得到了培訓，知道在接下來一週裡將如何與團隊一起消化這個大新聞。
這樣做能幫助你度過困難時期，也讓你的直接下屬們得到了非常有價值的訓練，如果將來他們自己運營的團隊要面對類似的問題，他們就知道該如何處理了。
（四）團隊歸屬感
現在讓我們看看這家公司的狀況：
•公司的每個人都定期與經理進行一對一溝通。問題不會惡化，員工的感情不會被壓抑。
•每個人都會定期得到反饋並及時找到改進方法。
•團隊感到公司做決策的速度很快。
•由於經理們參與到了公司運作的大事，並從中得到訓練，他們進步得很快。
•經理們彼此協同一致，向下傳遞統一的訊息。
公司在以下三個方面都得到了幫助：
1）招聘：公司建立起了尊重團隊、管理得當的好名聲。
2）提升員工歸屬感：團隊成員願意留在公司，併為能不斷貢獻而興奮。
3）做出高明的決策：透過積極瞭解員工的想法，管理層能迅速解決員工的困惑。
那麼，我該如何進行一對一溝通呢？
希望看到這裡你已經認同了一對一溝通很重要的觀念。透過前面所舉的例子，我們總結出幾條關於如何進行一對一溝通的結論。
1）每週同一時間做
設定每週一次的會議以保持節奏。儘管沒有太多事需要談的時候你可以縮短會面，但還是先定下一個小時比較好。
2）不要取消會面
如果團隊需要再等上一週才能與你討論他們這次就想談的問題，他們會感到挫敗和不被尊重。
3）離開辦公場所
去散步，去吃飯，或者去公園坐一坐。呆在會議室裡很難好好談心，不如休息一下，離開你們的辦公室（在我先前工作的公司，我因為把一對一會議定在下午5點並且帶著他們去酒吧邊喝邊談而“臭名昭著”）。
4）記好筆記，做好準備
在所有的會議上，你都應該記下會後需要完成的事情，然後利用筆記來準備下一次會議，如此反覆。
5）尋求員工的啟迪
一對一溝通不應該是你沒完沒了地給員工評價。帶著學習的意願走進他們內心，並且留出一些時間談談你們雙方的憂慮所在。
6）隨機應變
如果溝通中出現了某個值得關注的有趣的話題，或者團隊成員需要你的撫慰，請拋開事先計劃的議題，深入下去。
7）給予反饋
找到幾件剛剛發生的事項，給出你的反饋（這些反饋中也包括了你從與其他人的一對一中收集的資訊）。詢問他們對此的看法，然後討論。
8）探尋團隊成員對彼此的反饋
這會幫助你更好地指導和管理他們，消除意外，等到需要做績效評估時，你掌握的資訊也會多很多。
9）探尋對你本人的反饋
使用開放式的問題，允許人們說出他們腦子裡的任何想法，同時也準備好一些更具體的問題，例如：“你覺得我在會上說得足夠清楚嗎？”“你覺得我在你們團隊上花的時間足夠多嗎？”
10）放鬆並且享受
經過一段時間的一對一溝通，你將與大多數人建立起非常好的關係。儘管你可能要討論一些棘手的問題，但還是儘量互相信任、開啟心靈，這樣你才能夠享受解決問題、讓公司變得更好的過程。緊張情緒總是會讓麻煩變得更麻煩。
最後，祝你們擁有愉快的一對一！
Michael Wolfe｜Sagan System聯合創始人，曾任多家B2B Saas創業公司的投資人、顧問、導師。英文版知乎Quora瀏覽次數最高的大V。
