低效的虛擬協同會議，笨重的BIM檔案，以及急於到模型層面的心態都是現在AEC行業司空見慣的事情。
我們跟一些實施較好的BIM/VDC人員交流了他們在過程中減少浪費的經驗，具體如下：
1。 認識到“部落知識庫”（tribal knowledge）的重要性
很多大的AEC公司在執行他們BIM驅動的專案時，像一條加工生產線，他們會將員工賦予特殊的角色 – 設計專家，生產專家，和工程管理專家，所有這些人都將會在一個專案中完成他們的BIM任務後轉入到另外一個專案。
雖然理論上是有效的，但是這個Henry Fordish流程模型最終帶來的卻是浪費資源和增加費用，AIA，LEED AP Chuparkoff談到，問題就是，在每一次流轉中，都會有些人員的流失，雖然某些員工從專案中撤出，同時有新員工的進入，但設計團隊丟失了他們的一些“部落知識庫”（tribal knowledge） – 真正的理解專案從哪裡來，應該到哪裡去。一個團隊從設計到歸檔階段的連貫性是非常關鍵的，他補充。
PhD， AIA， LEED AP John提到：透過在專案初期就僱用流程圖人員，建築團隊可以減少大量的BIM建模工作，並且開發為團隊和使用者提供更多價值的模型。
Chuparkoff說到：“如果有五個人在加工生產團隊，他們對設計階段一無所知的話，這將是非常麻煩的事情。”他們會撓頭想知道，為什麼一些東西會做成這個樣子。當工程計劃變的更短時，設計團隊將沒有時間返回去弄明白當時的設計想法是怎麼樣的。
2 掌握BIM協調會的藝術
BIM/VDC工具是非常強大的，但如果你沒有真正的去有效利用，並且實施高效的協調會議的話，建築團隊將永遠不會意識到BIM協調帶來的真正效益。Gensler的建築師，BIM/VDC專家Kriger提到，請記住以下技巧來召開更加有效的BIM協調會議：
會議準備。對於操作一個專案模型以及將正確的模型檢視展現出來是存在技巧的。在會議開始前15分鐘就將這些事情都做好，可以最大化的節省會議人員的時間。
指派一個“特定的操作員”。對於一個對模型以及軟體平臺非常熟悉的人來說，模型操作及展示將變得不那麼複雜。而如果一個這方面經驗不怎麼豐富的人來試圖操作模型的話，無疑會大大降低會議的效率。
考慮分解會議。讓會議關注於專案的小單元上，並且僅僅是相關直接負責的團隊人員參與。可以考慮按專業來分解會議。例如，先和結構工程師碰面來溝通結構方面的協調問題，然後同MEP以及結構工程師一起解決些共同的問題，最後是和MEP工程師進行協調溝通。
使用會議筆記來保持專注。上一次會議中形成的公開條款和工作安排將會是下一次會議討論的基礎。使用這樣的方式讓你的團隊保持同步，並且在進入下一議題之前解決公開的協調問題。
3 儘可能的避免重複建模
儘管現在設計師已經有了高科技的建模工具，但Chuparkoff還是提倡在初期概念設計階段跟客戶溝通時使用“筆-紙”方法。他談到很多公司花了太多資源在前期的3D方案模型上，而後面在BIM環境中又需要費力地建一次3D模型。
“在一些公司，人們會在SketchUP中花費40個小時甚至更多的時間來建立不同的專案模型”，他說到，“你不需要一個非常成熟的想法和模型去展示給客戶，你需要五六個好的想法，但不一定需要去建立模型。”
4 繪製流程圖
AEC專家已經開始瞭解並建立模型。但是這種人為的“快速到模型”的做法經常會導致低效率、浪費以及不理想的模型的出現。Haymaker博士談到。
Haymaker，這位佐治亞理工學院的助理教授，建議使用過程描述技術—包括價值流程圖和業務流程建模—在專案開始階段就確定設計過程中需要做的決策，同時包括做這些決策需要的過程。如果做的好的話，這些流程圖可以極好的幫助減少專案過程中要求的模型量，並且對於團隊和客戶來講會提供更好的幫助和支援。
例如，如果建築師、機械工程師以及承包商可以坐在一起來將他們初期能耗和造價分析的過程描繪出來的話，建築師可能會認識到他們只需要將空間和外部結構建立模型。Haymaker說到，這樣將大大減少他們的建模量，從而減少了潛在的無用和不準確資料的產生。
5 分解模型來避免笨拙的檔案
在泰森斯大廈專案的四年中，Gensler的Krieger只有一個小的遺憾：沒有更有效的管理BIM檔案的大小。“我們的模型非常大，甚至對於效能很好的電腦來說，這些模型的執行都非常困難。”
基於一箇中心BIM模型工作有其好處—尤其是針對所有的專案資訊，只有唯一的資訊資源庫。但是對於複雜專案來看，這些BIM檔案又會變得非常笨重，從而導致了虛擬協調會議上更長的載入時間。
“將模型進行分解是控制BIM檔案大小的方法之一，我們嘗試考慮從模型的邏輯組成上來將這些模型進行劃分，”Krieger說到，“例如，如果你有一個帶有裙房的高層建築時，可以將塔樓和裙房作為單獨的模型進行分解，並根據需要在兩者中進行說明和連結。或者，當一個建築體有著複雜外表皮的時候，可以將外幕牆作為一個單獨的模型。越早的進行模型分解，將會得到越好的效果。”
Krieger同時也建議對專案中用到的模型族進行註釋。複雜的專案可能會用到超過千種的族檔案，並且其中一些會超過10兆，所以對於族檔案的大小和複雜程度我們都是非常細心和關注的。
6 確定有人“擁有”並管理公司級BIM/VDC標準
考慮到快速變化和創新的BIM/VDC軟體行業，AEC公司非常迫切的需要一個人來管理和升級公司的BIM/VDC標準。
“這些工具經常被使用到，所以他們應該包含在公司的標準之中，新的功能和特點會讓標準變的跟不上節奏，這關係到生成效率的問題。”來自紐約的高階建築師Adam說到。
7 製作一個簡單的BIM實施計劃—並好好貫徹
從對專案的預期，到專案實施計劃、模型分享機制、決策以及開發標準等都可以透過一個簡單的BIM實施計劃去實現，從而也保證專案實時可控。
“這個當然值得去做”，Gensler的Krieger說到，他提到泰森斯大廈的BIM執行計劃，“前期我們針對模型檢視，模板以及細部組織等花費的時間和精力都會在後期工程管理過程中得到回報。”
對於一個大的、長期的專案來講，非常容易就偏離了最初的BIM實施計劃，這種情況應該儘量避免，因為這個計劃或許可以節省超過百萬美金。
“最早的回報來自於我們設計階段每週的虛擬協調會議”，Krieger談到，“透過這個我們減少了大量的RFI以及現場的重大協調問題
