工作分析是一種常見的技術，旨在提供有關員工工作的詳細資訊。職務分析可以幫助起草更好的職務說明，提供更安全的工作環境，幫助進行員工隊伍規劃，並且是績效管理的關鍵。由於它涉及許多重要的HR功能，這裡為HR從業人員提供完整的5步模板，以介紹如何進行工作分析。
一、什麼是工作分析？
任何有一定工作經驗的人都在某些時候進行了工作分析。這可以是決定將兩個空缺職位合併為一項工作的經理，試圖建立職位描述的招聘人員或列出主要任務以建立個人發展計劃的員工。儘管這些工作分析的詳細程度有所不同，但過程相似。
定義：工作分析是一個系統的過程，其中將工作分解為較小的單元，然後將其分析以描述工作中完成的工作或完成工作所需的能力。
員工自己，經理，OD專業人員或HR專業人員出於各種目的進行工作分析。這樣做時，存在三種主要的工作分析資料型別，即工作活動，工作人員屬性和工作環境。
我們將主要關注工作活動，工作活動是確定員工屬性以及組織文化的基礎。我們較少關注工作環境，但是在你的工作分析中要牢記這一點，尤其是當此環境可能發生變化時。
二、工作分析的目的
工作分析的目標可能會有所不同，但大多數目標都屬於人力資源領域。通常，可以區分以下目的：
工作分析目的
描述
職位描述
作業分析為作業描述提供輸入。該職位的描述是一份內部檔案，指定一個新的職位，包括所需的技能，在團隊中，性格的角色，以及合適的人選的能力要求。
工作分類
作業分類是將一個或多個作業放入群集或一組類似作業中的過程。目標是設定薪資水平並選擇僱員。
工作評估
工作評估是確定組織中不同工作的相對等級的過程。目的是建立薪酬透明度和公平性。
工作設計
職務設計是創造一份職務的過程，該職務可以為公司增值並激勵員工。
人員要求
此處，工作分析提供了組織中角色的最低資格（或要求）的資訊，通常用於招聘目的。
績效考核
職務分析為執行職務的個人的績效評估提供了輸入。
工人培訓
工作分析是培訓需求分析的基礎。一旦確定了知識，技能，能力和其他特徵，就可以確定培訓需求並可以對員工進行培訓。
工人流動
人與工作應融合在一起。職位分析對於確定角色所需的知識，技能，能力和其他特徵很有用，然後可以與內部人員匹配。
效率
職務分析可用於透過分析活動並最佳化角色中的人員進行活動的方式來提高工作效率。
健康和安全
作業分析可以識別危險行為和工作條件，從而增加事故和傷害的可能性，從而帶來更安全的工作環境。
人力資源規劃
為了規劃未來的勞動力，需要確定知識，技能，能力和其他特徵並將其與未來的工作需求相匹配。這樣就可以為角色或部門建立戰略性員工計劃。
法律要求
國家法律可以適用於工作條件，健康，僱用，培訓，薪酬，晉升和解僱僱員。職務分析可以作為確保角色中的所有活動均符合法規的工具。
工作分析擅長於識別完成工作所需的知識，技能，能力和其他特徵。為了識別這些問題，將工作分解為較小的工作單元。這些包括職責，任務，活動和要素。
根據對這些較小的工作單元的描述，可以確定工作的組成部分。有多種不同的方法可以解決此問題。
三、工作分析方法
有多種不同的常用工作分析方法。其中包括：域值特徵分析；能力需求量表；職位分析問卷；
關鍵事件技術；任務清單；職能工作分析；工作要素法等。這裡將重點介紹三種最著名最有效的工作分析方法，即關鍵事件技術，任務清單和功能性工作分析。
每種工作分析方法在5點量表上的有效性等級（來源）
1
、關鍵事件技術（CIT）
關鍵事件技術依賴於觀察到的關鍵事件，關鍵事件是指表現出色或不可接受的行為。典型的嚴重事件報告包含以下元素：
對導致事件的上下文和情況的描述；
員工在事件中的行為；
行為的後果及其更廣泛的影響；
關鍵事件技術對於健康和安全事件（例如，每當發生事故，傷害或死亡時），績效評估和員工培訓最為有效。在後兩種情況下，關鍵事件列出了示例性和不可接受行為的示例，這些示例可用於向員工提供反饋，或作為培訓員工應該和不應該做什麼的基礎。
2
、任務清單（TI）（任務分析）
任務清單或任務分析是作業組成的所有任務的清單。這些任務通常按其職責分組，之前我們提到過，一份工作有五到十二個職責和最多100個任務。對於每個任務，可以指示它們執行任務的頻率，任務重要性和相關的難度。
上表顯示了醫生辦公室接待員的職責之一，其他職責可能包括管理預約，管理和回答基本醫療問題。
任務清單通常是根據專家組，工作人員本身以及他們的經理的輸入來建立的。任務清單對於建立工作描述，工作分類，工人培訓以及檢查是否符合法律要求最為有效。
3
、功能工作分析（FJA）
功能性工作分析提供有關需要執行哪些工作以及成功完成工作所需的員工資格的特定資訊。
FJA專注於任務，而不關注完成的事情。這是因為人們更可能同意所涉及的活動，可能需要航空公司休息室的接待員“讓客人感到賓至如歸”，但是有很多方法可以實現這一目標。
四、如何進行工作分析：5步模板（示例）
一定要意識到這是一個全面的過程模板。如果你透過與一個或兩個工作人員交談來進行簡單而快速的工作分析，則該過程將更加快捷（以可靠性為代價），這可能已經提供了足夠的資訊來起草例如職位描述。
01
工作分析目的
任何工作分析的出發點都是其目的。
我們為什麼要進行分析？
分析的目的會影響大多數工作分析設計的選擇，包括預算，專案負責人和利益相關者。
工作分析的目的已在前面列出，並且可以包括建立可靠的工作描述，對員工培訓進行需求分析或勞動力規劃。
例如，與為建立簡單的職位描述而進行的工作分析相比，為戰略性員工計劃目的進行的工作分析將涉及更多的高階利益相關者，更多的預算，並且花費更多的時間。
在前一種情況下，發起人很可能是高階副總裁或其他部門負責人，他們想要評估當前的人才是否能夠在五年內勝任這項工作。在後一種情況下，發起人很可能是一名招聘經理，他在錄用不佳之後，真的想弄清楚他們正在招聘的人的形象。
目的將影響進一步的範圍，預算，以及團隊，團隊負責人以及外部方（如顧問公司）的參與程度。
02
工作分析方法
根據目的，選擇最合適的工作分析方法。
三種最常用的方法是關鍵事件技術，任務清單和職能工作分析。
根據方法的不同，資料收集會有所不同。
建議使用本文前面顯示的表格來確定最有效的工作分析技術，並將其用於影響未來的行動。
03
收集資料
資料收集和資料分析是此作業分析模板中兩個最耗時的步驟。
根據工作分析的目的，工作分析人員可能更喜歡其他資料收集方法。
資料分析包括觀察資料，訪談和問卷。
關鍵事件技術著重於透過訪談和來自事件相關人員的觀察資料，以結構化方式收集事件資料。任務清單的重點是列出工作中執行的不同職責和任務，可以透過觀察資料，訪談或結構化問卷來完成。這裡的重點是建立任務列表，在這些任務上花費的時間以及任務的重要性或難度。
04
分析
分析所花費的時間取決於收集的資料。
當收集大量定量資料時，報告平均得分，標準偏差，參與者人數和平均標準誤差（SEM）很有用。
後者與衡量結果的可靠性或準確性有關，
針對特定任務的高SEM值可能會導致其他研究。
在下面的示例中，我們可以看到參與者之間對前四個任務達成了共識，但是對訪客等待時間的期望管理的平均得分較低。這可能表明這不被視為核心角色的一部分。也許只有更多的高階專業人員這樣做，否則它就不會被視為核心工作的一部分（它可以被視為角色外行為）。
05
影響
至關重要的最後一步是實現工作分析的預期影響，這被稱為結果效度，即工作分析影響從中得出的干預措施的程度。
換句話說，工作分析是否會對人力資源管理產生實質性影響？這很難評估，但在下次進行工作分析設計選擇時至關重要。
如果快速採訪兩名接待員能獲得與全部三十名結構化研究幾乎相同的高質量職位描述，則前一種方法比後者更具成本效益。不僅因為它節省了工作分析人員的時間，還因為它節省了接待員的時間，使他們可以花更多的時間來回答對講機和歡迎客人。
工作分析是一種出色且經過充分測試的技術，在人力資源管理中佔有明顯的位置。確實，工作分析的良好應用將影響業務成果。
例如，全面的工作分析將導致更好的工作描述，從而導致更好的招聘決定並最終帶來更高的在職績效。它還將導致更準確的培訓需求分析，進而將導致更好的正規培訓，它還將提供一種更精確的方式來提供績效管理反饋，從而帶來更好的績效。
工作分析也是一項非常耗時的技術，進行詳細的工作分析將涉及填寫問卷或最多采訪數十個人，這是一項非常昂貴的工作。始終應該問的一個問題是，全面的工作分析在多大程度上值得這樣做，同時還要考慮到工作性質的快速變化，儘管這同時可能是首先進行工作分析的原因。
總之，最好掌握工作分析的要點，無論你是經理，人力資源專業人員還是員工，對工作的深刻理解都會導致在工作或工作中做出更好，更具戰略意義的決策。
—END—
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