文/明道雲銷售部顧問 簡巍
資訊差逐漸築起溝通壁壘
我在近期實施搭建過程中，出現了要頻繁和客戶電話溝通，或者用線上會議向客戶彙報專案進度的情況。儘管行動已經十分勤快，但客戶在專案後期卻反饋：對於他們而言，專案實施進度的彙報不應該以電話或會議作為主要手段，因為資訊遺忘的機率較大，而且甲方也不能實時檢視和跟進專案進展。
我和團隊們內部討論後發現，現階段彙報方式的時間成本、資訊時效性和整合性都沒有很好的壓縮和體現。為此，我們梳理了一遍專案流程，發現
大部分專案流程、任務、日誌等材料都只有對內的記錄，沒有對外的檢視視窗—— 而這就成為了客戶實時跟進專案進展的資訊壁壘。
為了打破這一壁壘，我們很快就建立了一個專案管理應用。
在專案開始初期，專案團隊就植入客戶環境，記錄專案每天的進展，讓客戶在自己的平臺環境中就能實時檢視專案實施進度。
目前，這個專案管理模式已經在近期的銀行實施專案中初步嘗試。接下來，我會以這個銀行實施專案為例，為大家展示如何利用專案管理應用和客戶做到實時互動。
真實案例：銀行實施專案
客戶對專案實施的要求
銀行類客戶對專案管理的要求普遍較高，經整合需求後，主要分為以下幾點：
專案實施各節點都需要有相應標準的檔案作為節點記錄
專案實施過程中所有需求的處理進度都能有查詢通道
專案實施計劃需要提供計劃檔案，並支援實時查詢計劃進展
需要有地方承載所有上傳過以及簽署過的檔案，用作後期備查
實施過程
1.前期規劃
客戶的搭建需求需要單獨管理，並支援客戶前期批次匯入需求，以及後期新增需求。除此以外，
所有的需求都要分類立項處理，做到規範化管理。
不僅如此，專案章程規定：
所有後期增加的需求都要經過評估判斷。
因此，專案管理應用還需要新增審批工作流。
2.需求分類
完成需求分類之後，專案實施顧問按照需求類別立項，並將不同類別的需求關聯到對應的專案中統一管理。為了增加這個專案管理應用在其他行業專案上的可用性，我們還將需求類別單獨設立了一張工作表記錄。
3.管理專案任務
專案正式立項後，就可以建立日常的專案任務了。每當需求被關聯到某個新建任務時，系統會將需求的狀態同步改為“已有任務”；任務結束後，需求狀態會同步為“已處理”。這樣我們就可以
將需求、任務和專案都連線起來，實現三類事物的完成進度查詢和同步。
4.文件管理
客戶提到，有些需求自帶附件說明，因此希望有一個地方可以檢視所有的附件。所以我們將附件都彙總在文件管理的附件中心。每當有人建立需求、專案、任務和日誌附件時，工作流都會在此處自動生成對應記錄。
5.會議記錄管理
在專案管理裡，我們還設定了會議記錄，將每一次線下會議的討論內容都放在這裡。
6.專案日誌
我們建立了工作流和日誌模板。每天實施人員只需要在表單中將日誌內容填好，點選“生成附件”的按鈕，就可以自動生成當日專案日誌，發給客戶。
總結
到現在，這個專案管理應用已經逐步成熟運作。回顧應用從零到一的構建過程，我們總結了以下經驗：
實施過程中，應該將客戶的交付體驗納入考慮範疇。
專案管理應該充分考量到實際的應用場景和可用性，在能保證簡易的情況下完善功能。
在應用搭建的過程中，要檢查工作流執行是否流暢連貫，不能出現序列或無法執行的情況。
在應用搭建過程中，應該多站在使用者的角度去看待自己搭建的應用。
