隨著資訊科技的迅速發展，資訊資源數字化、網路化的程序進一步加快，檔案管理的資訊化建設已經成為一個備受關注的熱點。企業，學校，政府單位等都需要對檔案進行資訊化管理，來適應當今社會的資訊化、網路化發展趨勢。
什麼是檔案管理系統
檔案管理系統
，就是透過建立統一的標準，規範整個檔案管理，包括規範各業務系統的檔案管理；構建完整的檔案資源資訊共享服務平臺，支援檔案管理全過程的資訊化處理，包括：採集、移交接收、歸檔、儲存管理、借閱利用和編研發布等等，同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流和資料流建立在以服務為模型的系統平臺之上。
檔案管理系統，為企事業單位的檔案現代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統可以自成系統，為使用者提供完整的檔案管理和網路查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設計過程管理，或者與MIS資訊管理系統相結合，形成更加完善的現代化資訊管理網路。
目前檔案管理存在的問題
一、互聯互通很難實現
建設多個業務系統數字檔案、或跨地域跨部門的大型企事業單位的各個分支容易形成
“資訊孤島”
，難以打破不同地域、不同系統的壁壘與界限，資訊共享率低，難以實現整體資料展示與分析。
二、資料質量難把控
傳統檔案管理人員專業度參差不齊，在不同分公司、不同部門、不同地域的管理上或多或少存在差異，不同的情況導致檔案資料質量難以保證，不易實現統一管理、統一調配。
三、使用效率難以提高
傳統檔案借閱及查詢調取耗費時間長且無法實現全文檢索，降低了使用效率；沒有互通互聯的檔案更新頻率也不及智慧檔案快，這使得眾多值得借鑑的歷史資料的複用程度降低，削弱了檔案儲存的重要意義。
四、存調成本難控制
傳統檔案儲存浪費大量的紙張、空間，其調取與還回的過程中又耗費大量時間與精力，導致檔案的存調成本高，難控制。
五、儲存環境難掌控
傳統檔案的製成材料、溫度、溼度、光線、汙染物都會對檔案“壽命”的長短起著至關重要的作用，而這些自然因素是比較難以掌控的。
從以上提到的幾點來看，檔案管理還存在許多問題，如果不去解決，雖然沒有特別實質的影響，但還是會帶來很多不便。相反，如果解決好了檔案管理這個問題，那麼工作的各個方面都能得到提升。
檔案管理軟體的作用
（一）提高工作效率
檔案管理系統軟體的發明，逐步替代了傳統單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內容，完全可以在系統軟體的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。一旦發現錯誤檔案資訊，可直接在系統中進行更改，省去了傳統檔案管理模式下的重新編輯、列印等環節，節省了時間和資源。
如發現漏輸的檔案資訊，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟體因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案資料，直接進行關鍵字等方式搜尋，一搜即可，不再需要查詢翻閱等，極大地提高了工作效率。
檔案相關檔案輸出時也採用了統一的電子格式，兼容於大多數電腦系統，方便列印和傳閱。在上報歸檔資訊工作方面，可將系統軟體處理的結果直接加密上傳到上級管理部門，節省了人力和時間。
（二）能夠更好地開發檔案內容資訊
檔案管理系統軟體，可以在對檔案的基礎資訊編輯之後，新增此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄檔案就可以同時採集到此檔案的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。
檔案管理系統軟體還可以對相關的檔案檔案進行相關性編輯，這樣就可以輕鬆地透過檢索工具對各種有關的電子檔案進行查詢，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發揮更大的作用。
同時，檔案管理系統軟體還包括資料的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有使用者管理、日誌功能、事務提醒等功能。
（三）更好地實現檔案保密功能
一般的辦公軟體只能設定簡單的密碼，極容易造成洩密，而檔案管理系統軟體可以透過設定許可權管理進行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設定人員的查閱許可權等，這樣就起到保密的效果。
在查檔人員進行查檔時，系統可自行記錄，形成查詢日誌，對資料傳輸、使用者訪問、內容列印等操作進行了安全設計，以保證檔案的使用安全。檔案管理系統軟體還配備了電子鎖，即使別人打開了檔案管理人員的電腦，也無法開啟檔案管理系統軟體。
選擇合適的檔案管理軟體
以上提到了檔案管理軟體的作用，證明了它對於辦公還是很必要的，那麼現在的問題就是選擇一款好用的檔案管理軟體了。
這裡推薦一款可以用來進行檔案管理的軟體——Baklib。
使用連結：https：//www。baklib。com/？utm_content=21&utm_source=jrtt
它集中了線上協同、多人協同、文件處理、部落格建站等屬性，具有以下一些功能。
集中整理文件
協同線上操作
多級許可權管理
水印、禁止複製
支援設定獨立域名
站點分享功能…
對於目前的各方面智慧化的社會來說，檔案的現代化管理的重要性不言而喻，而且想要實現也並非難事。所以最重要的問題就是如何用最好的方式來最有效地實現，這裡只是分享了一個工具軟體助力實現，但真正的選擇還是要根據自己的需求出發，選擇最適合自己的。
