對於華為這樣十幾萬人的大組織來講，開會已經成為員工工作常態，甚至演變為一種文化，但開會從來就不是一件簡單的事情。
關於開會的段子很多。《華為時代》一個經典鏡頭就是，一大幫子人熱火朝天爭得不可開交，敲門進來一老頭，說了一句話，當場把所有人都鎮住了，他說：“你們的會議室到點了。”
華為人有兩種狀態，不是在開會，就是在去開會的路上。
甲：幹啥去啊？
乙：開會
甲：不是剛開完嗎，又有什麼會？
乙：唉，開會討論如何減少會議，這已經是第三次討論了，下週還要向領導彙報。
開會還催生了一大批衍生工種和崗位，比如做會議彙報PPT，華為人稱膠片，搶訂會議室，茶歇，周邊各種茶館，咖啡廳林立，等等。
從高管到基層員工，沒有誰不痛恨無休無止的開會。前段時間，任正非在一次講話中就專門談到，華為全球每年召開20萬場正式會議，要求減少10%的會議，減少10%的開會人員，尤其是確定性工作。
在具體的工作中你很精通，就是主管職員負責制，不是事事都必需開會。首先，我們要減少會議，我們全球每年召開20萬場會議，這還不包括5、6個人在咖啡廳開的會議。第二，我們開會來一大堆人，無關的人也要陪會，這樣我們的糧食就產少了，所以貢獻就小了。為什麼要說這個故事，就是看看我們確定性工作怎麼做。每一個做具體確定性業務的職員，如果業務不精通，反覆來回折騰，這就是效率低的很大表現。美軍體系很偉大，我不是看這個師長受處分，而是看到它的職員系統，就是非作戰系統世界第一。我以前就說美軍是世界上最偉大的公司，只是它不講成本。如果它講成本，就真是世界最偉大的公司。我們還要成本呀！我們應推動減少10%的會議，減少10%的開會人員。
但是誰也離不會議，誰也逃不開會議。不管是在家裡，或海外剛下飛機，一個電話“welcome to join the conference”馬上就被拉入一個不知什麼人什麼主題的會議。
減少10%會議的難度，要比增加10%的收入難得多。相信任正非的講話，也就是一個導向，不會變成KPI。不然這個KPI要一層層落下去，不知又要增加多少討論會議和彙報。
既然堵起來難度大，那就看看怎麼提升效率。任正非就會議室的裝備與服務，又專門發表了一次講話。
第一，明確定位：會議室即作戰室。
會議室即作戰室，我們的目標是勝利。會議室建設全球標準化，適應現代化作戰需求，用最先進的軟、硬體裝備支撐業務“多產糧食”。
我們不要在會議設施投入上省錢，而要快速行動去改進裝備，用世界上最先進的“武器”打贏現代化“戰爭”。華為公司現在每天最低支付的工資就有幾個億……，如果因裝置落後導致會議效率低，浪費的是人力高成本。所以，我們要開放思想，浪費人力成本的錢，不如讓作戰裝備更先進一些。
第二，硬體升級：多屏聯動。
在硬體方面，首先要做到多屏顯示，支撐會議實用和遠端會議。
會議室應該是多屏顯示、大屏顯示、多接入，屏之間可以互動、重疊。我支援簡單、高效的會議，但不支援簡單的會議裝置，一定要有便捷使用的工具，把複雜問題留給IT部門去解決。比如，與會人需要各自調出一張資料，沒有必要一屏多用（在一個螢幕上不斷切換內容），如果會議室有多屏顯示，每個人都可以把自己意見投在不同螢幕上，資訊直觀，便於比對、磋商、決策。所以，我認為大型會議室應該是多屏、大屏，中型會議室至少3屏。只要是合理的顯示方式，不一定都需要用投影儀，有些電子屏還可以方便書寫。螢幕可以大一些，視覺效果好，即使員工坐在最不利的角度，也能有清晰的感受。各業務部門和各代表處至少規劃1-2個綜合會議室支援業務作戰，我看到有些小國的會議室小小的，還是過去的習慣。
會議室、咖啡廳都要配置高速WIFI，這樣3-5人的小型會議可以到咖啡廳召開，看個人電腦螢幕。如果這麼大的會議室只有3-5人使用，高成本不如補貼咖啡費用。
第三，軟體升級：引入人工智慧。
在軟體方面，IT部門要開放，引入世界上最先進的軟體系統來構建華為的“萬里長城”。
會議室的硬體設施改造好了，軟體設施也要跟上來。引入最先進的軟體，建立聯動機制，讓作戰體系更高效。比如，把會議室預訂、紀要、會場連線、三朵雲、運營中心、大T能力中心調入、會務服務管理系統……這些軟服務要做好，標準化。開放環境，每個人都可以使用手機、電腦方便接入影片會議系統，我們不要過於保密，自己捆住自己的手腳。
IT部門要開放，引進世界上最優秀的軟體來構建我們的“萬里長城”，儘量不要去自主開發，“自己的狗糧自己吃”是針對我們的產品部門。比如，會議室能否引進訊飛的語音軟體？開完會自動生成文字紀要初稿，修改後，會議紀要就能在最短時間內釋出。作戰命令早一天到前線，就能早一天產出糧食。而且，會議系統要支援多種語言同時使用，我們有這麼多外籍員工，中文、英語、日語、法語……都可以藉助翻譯軟體方便交流。即使翻譯得不精準也沒關係，我們還有膠片輔助理解。
開會這件事，其實不簡單，關係到決策效率、溝通成本、組織文化等等方方面面。華為的奮鬥文化，很大一部分就體現在會議中，連續高強度開會和接收資訊，保持清醒頭腦，還要進行建設性發言和建議，以及和觀點相左者協調或妥協以達成一致，考驗的不僅僅是智慧，更是體力。
